现代企业档案管理技能提升实战

招生对象:

人力资源管理者、档案管理专职人员

课程介绍:

课程背景：

企业的发展，人才是关键。比如人事档案，它记载着人才成长的全部内容，对员工的升迁、待遇、福利、退休等方方面面都有着举足轻重的作用。企业的发展需要全方位的支撑，其中档案管理企业的发展就更为重要了。古往今来，档案在政治、经济、文化中起着重要的作用。不仅包括在档案馆的管理，甚至可以扩大到日常文件的拟写、运行、管理、归档的整个工作流程当中。

做好档案管理，不仅能够更清晰了掌握企业发展的每个阶段的重要事项，还可以大大的提升工作效率。然而，在现实工作场景中，仍有一些企业还没有真正的认识到档案的重要性。本课程结合、企业档案管理的特点，从档案管理理论上提高学员对于档案管理的认识和重视，加强档案管理的范围及规范档案管理的流程，并给出档案管理的要求和管理方法。课程以理论为出发点，切合实际情况，结合企业在实际工作中遇到的需要处理的档案，进行模拟，对出现的问题，有的放矢的进行攻关。提高学员的思维能力、应变能力、分析问题、解决问题的能力。

课程收益：

从理论的高度让学员全面的认识档案管理;

结合企业实际让学员了解档案管理重要性;

运用现代管理技能提升学员档案管理技巧;

通过2-3天讲解，让学员掌握规范管理流程;

教会学员正确的正确的发现问题并解决问题;

通过现场模拟演练强化学员理论及操作技能。

课程大纲：

第一讲：认知篇-什么是档案管理

思考1：什么是档案?

导入：

1、中国古代的档案管理

2、现代企业的档案管理

一、档案的种类

1、按来源分为2类

2、按内容分为3类

3、按形成进间分2类

4、按档案载体分为4类

思考2：为什么要做档案管理

二、档案管理的四大作用

三、档案管理的六个原则

四、档案管理的趋势分析

1、电子化利用

2、信息集成化

3、数字档案馆

五、档案工作人员的素质要求

1、政治思想类

2、专业技能类

3、心理素质类

第二讲：认知篇-什么是文件管理

思考3：什么是文件管理

讨论1：档案与文件之间的关系是什么

一、档案与文件的区别

1、文件

2、包装

3、档案

二、文件适用的范围

1、行政文件

2、业务文件

3、财务文件

4、其他文件

讨论2：公司的通知、公告、报告是如何存储的

三、文件审核的标准--无错字为最核心原则

1、符合性

2、规范性

3、协调性

4、系统性

5、唯一性

6、闭性性

四、文件审批流程

1、行政办公类

2、制度类文件

3、采购类文件

4、日常管理类

5、其他类

讨论3：公司目前的制度类文件审批流程程是怎么样的，是否有风险，请分析?

第三讲：实战篇-档案的收集

讨论4：目前公司的档案管理是怎么做的

思考4：在收集阶段，主要收集哪些材料，收集的标准是什么?

一、档案收集的两个渠道

1、内部收集

2、外部收集

二、档案收集的三个范围

1、管理文件

管理文件包括4个方面

思考5：管理类文件主要有哪些?

2、科技文件：5个特点及5种类型

思考6：科技类文件有哪些?有什么特点?

科技材料的5个特点

科技材料的5种类型

科技文件的形成

3、其他文件

思考7：除了以上，公司还有哪些文件?

三、档案的鉴定与归档

1、档案管理员要重新审查其价值性

2、确定哪些材料有保存价值，应该归档

应归档的12类文件

讨论5：您所在的部门哪些岗位是有价值的，您是怎么归档的?

3、对不需归档的文件要进行剔除

不用归档的2类文件

讨论6：针对不需要的文件您是如何处理的?

四、档案归档的时间管理

1、管理性文件的归档要求

2、科技性文件的归档要求

3、财务类文件的归档要求

表单1：档案移交目录

表单2：会计档案移交清单

思考8：什么是电子文件

4、电子文件的归档要求

电子文件的形成

电子文件的三要素

电子文件的四个基本特征

电子文件的归档范围及时间

电子文件归档的5个要求

电子文件归档的6步骤

表单3：电子文件登记归档

表单4：电子档案移交与接收登记表

小组互动1：企业档案收集过程中有哪些材料要重点收集?

第四讲：实战篇-档案的整理立卷

一、档案整理的6个环节

1、区分全宗

2、全宗内档案分类

3、编目

4、立卷

5、案卷排列和编号

6、装订或装盒

二、档案整理的四项原则

1、保持有机联系

2、符合文档一体化管理

3、纸质和电子的协调

4、区分文件的价值

三、什么是全宗?

1、全宗的概念-不可分散性的三个特点

2、立档构成的3个条件

3、区分全宗的3种情况

4、3类文件判定是否为全宗

5、全宗内档案分类

6、全宗类档案8大类

四、档案的分类的六种方法

1、年度-机构-保管期限

2、年度-保管期限-机构

3、保管期限-年度-机构

4、机构-年度-保管期限

5、机构-保管期限-年度

6、问题-保管期限-年度

举例：年度-机构-保管期限分类图示

讨论7：您当下是如何分类的，存在哪些困惑?

五、档案的整理与立卷

1、传统档案整理流程

传统档案整理流程8步曲详解

表单5：以案卷为单位装订时所用归档式样

举例：档号式样示例01

举例：档号式样示例02

表单6：卷内文件目录

表单7：归档文件目录

表单8：案卷封面

2、新规则下档案整理流程

新规则下档案整理的6步曲详解

表单9：以件为单位装订时所用归档章式

表单10：归档章填写示例

表单11：归档文件保管期限与装订方式对照表

表单12：归档文件目录

第五讲：实战篇-档案的价值鉴定

一、决定档案保存价值的两大要素

1、社会利用

2、自身特点

二、档案价值鉴定的四种方法

1、分析档案的内容

2、分析档案的来源

3、档案的时效性

4、分析档案产生的时间

三、档案价值鉴定的工作程序

1、文件归档鉴定

2、划定文件保管期限

3、销毁无价值档案

4、档案 价值复审

四、档案的销毁

1、审批

2、执行与监督

3、后期处理

小组讨论：某公司的档案销毁的问题

表单11：归档文件保管期限与装订方式对照表

表单12：归档文件目录

小组互动2：公司档案的销毁的特别注意事项?

第六讲：实战篇-档案的保管工作

思考9：档案保管的主要主要事项有哪些?

一、保管的物质条件

1、档案库房建设的两点要求

2、档案保管设备的要求

3、档案保管装具的种类

思考10：档案对环境有什么要求

二、保管的环境秩序

1、温湿度控制与调节

表单13：库房温湿度记录表

思考11：档案日常防护有什么要求

2、库房防护的4个注意事项

举例：照片在紫外线照射下的性能变化情况

库房内档案流动过程中的措施

3、库房秩序管理

库房编号

排列与编号

分别保管

表单14：全宗保管位置参见卡

表单15：档案存放位置索引

表单16：档案库房保管档案情况的存放位置索引

表单17：档案代卷卡

视频：你的档案是怎么丢失的。

三、特殊载体档案保管

1、录音录像

2、电子档案

思考12：特殊载体保管有什么要求

表单18：电子档案文件清单

小组互动3：公司档案保管要注意哪些方面

第七讲：实战篇-档案的检索

一、档案索的十种工具

1、案卷目录

2、卷内文件目录汇编

3、分类目录

4、主题目录

5、文号索引

6、专题目录

7、人名索引

8、全宗指南

9、专题指南

10、计算机检索

二、档案注目的项目

1、题名与责任说明

2、稿本与文种项

3、密级与保管期限

4、时间项

5、载体形态

6、附注与提要项

7、排检与编号项

第八讲：实战篇-档案的利用

思考13：您如何应对他人借阅档案

一、档案利用的四大问题

二、档案借阅的四大法则

三、档案制度与队伍建设

1、档案的三化管理

2、档案制度的修订与完善

3、专兼职档案员队伍建设

4、档案管理纪律要求

5、档案管理监督要求

小组互动4：公司档案利用方面有哪些特别注意事项

第九讲：专门档案管理-人事档案篇

一、企业人事档案工作的新时代和新形势

1、新时代(政治角度)

2、新形势(技术角度)

3、 国内和国际环境对人事档案管理的新要求

二、人事档案管理的定义

1、什么是人事档案管理

2、人事档案管理的作用

3、人事档案管理的原则

三、干部人事档案管理的认知

1、什么是干部人事档案

2、干部人事档案的10类材料

四、干部人事档案的管理思路

1、如何整理干部人事档案

2、干部人事档案的分类方法

3、干部人事档案材料的排序与编目

4、干部档案材料的复制与加工

5、干部人事档案传递的要求

五、人事档案的管理流程

1. 人事档案的依法收集

思考14：收集人事档案的途径有哪些?

2. 人事档案的严格鉴别

3. 人事档案的细致审核

4. 人事档案的科学整理

5. 人事档案的规范编目

6. 人事档案的技术加工

7. 人事档案的安全保管

8. 人事档案的积极利用

9. 人事档案的规范转递

表单19：查借阅档案审批表

小组互动5：公司的干事人事档管理要重点做哪些工作?

第十讲：专门档案管理-会计档案篇

思考15：什么是会计档案，会计档案资料有哪些?

一、会计档案的类别

1、会计报表

2、会计账本

3、会计凭证

4、其他会计资料

二、会计档案的装订

1、凭证装订

2、账薄装订

3、报表装订

三、会计档案的保管

国家《会计档案管理办法》第11条

四、会计档案的借阅

国家《会计档案管理办法》第13条

五、会计档案的鉴定

表单20：会计档案的销毁清册

表单21：会计档案的销毁审批

小组互动6：公司的会计档管理要重点做哪些工作?

第十一讲：专门档案管理-科技档案篇

一、认识科技档案

1、概念

2、种类

表单22：科技档案代字、代号表

二、科技档案的收集

1、收集范围

2、收集要求

3、收集方法

三、科技档案-基建档案整理三步曲

1、确定是否保存

2、项目分类

3、组卷

小组互动7：对图纸进行折叠

表单23：基建档案卷内目录

表单24：卷内备考表

第十二讲：案例篇-某国有银行档案管理分享

一、某国有银行档案管理内部规定解读

二、某国有银行档案分类编号方案

三、某国有银行文件材料归档范围清单

四、某国有银行声像档案管理期限表

五、某国有银行文书整理要求与方法

六、某国有银行文书档案保管期限表

七、某国有银行声像档案及实物档案规定

第十三讲：政策法规篇-国家档案管理法规核心内容分享

一、《中华人民共和国档案法》

二、《中华人民共和国档案法实施办法》

三、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

讲师介绍:

李彩玉老师

人力资源管理实战专家

14年企业人力资源管理经验

12年香港上市企业高管经验

12年全国985/211高校招聘经验

中山大学EMBA/华南师范教育管理

国家劳动关系协调师/国家高级企业培训师

国家高级心理咨询师/国家高级人力资源管理师

曾任：香港建滔集团工会主席/深圳宝安劳动调解委员会委员

曾任：本地宝集团战略中心(总部)丨人力资源总监

曾任：香港建滔集团(上市)总部丨人力资源总监/管理学院院长

擅长领域：

招聘面试、绩效管理、薪酬管理、劳动风险管控、人才梯队建设、人力资源体系搭建、人才盘点、HRBP、OKR、非人、人才激励、岗位胜任力建模、管理心理学……